Oficjalne dokumenty muszą być tłumaczone przez tłumacza przysięgłego – wykwalifikowanego specjalistę, który zdał państwowy egzamin i został wpisany na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Takie tłumaczenie jest niezbędne, aby umowy były egzekwowane, a transakcje uznawane przez strony trzecie. Przekład poświadczony musi mieć podpis tłumacza – tradycyjny z pieczęcią lub posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny.

Jakie są zalety kwalifikowanego podpisu elektronicznego w tłumaczeniach?

Tradycyjne podejście wymaga wydrukowania dokumentu, podpisania przez tłumacza przysięgłego, podbicia pieczęcią, a następnie zeskanowania i wysłania oryginału. Papierowa kopia musi być następnie w odpowiedni sposób archiwizowana, żeby poufne dane nie dostały się w nieupoważnione ręce.

Dzięki podpisowi elektronicznemu dokumenty mogą być podpisywane zdalnie. Znacznie usprawnia to cały proces – zlecenie zostanie odesłane szybciej. Skraca to czas oczekiwania nawet o kilka dni – złożenie podpisu elektronicznego przez tłumacza trwa kilkanaście sekund.

Klient nie musi dojeżdżać do biura lub czekać 2-3 dni na przesyłkę pocztową – może od razu wysłać otrzymany na maila dokument w formie elektronicznej do urzędu lub przyszłego pracodawcy.

Tłumaczenie w wersji elektronicznej nie zostanie zniszczone ani zgubione. Ten sam dokument można wysłać do wielu odbiorców bez konieczności sporządzania kopii tłumaczenia. Podpis kwalifikowany jest przyjazny dla środowiska, ponieważ ogranicza zużycie papieru i tuszu do minimum.

Kwalifikowany podpis elektroniczny podkreśla wiarygodność dokumentów elektronicznych, w tym:

• umów,
• faktur elektronicznych,
• dokumentacji medycznej,
• korespondencji urzędowej,
• wniosków i formularzy,
• pism sądowych,
• protokołów i raportów spotkań,
• aktów stanu cywilnego,
• zgłoszeń patentowych,
• licencji i certyfikatów,
• sprawozdań finansowych,
• dokumentów przetargowych i ofert.

Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny używa technologii cyfrowej, aby potwierdzić autentyczność dokumentu oraz zgodę osoby podpisującej. Najbezpieczniejszą formą jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który ma tę samą moc prawną co tradycyjny podpis odręczny.

Aby uzyskać podpis elektroniczny, tłumacz przysięgły musi zwrócić się do zaufanego centrum certyfikacji, które po weryfikacji tożsamości na podstawie odpowiednich dokumentów (np. dowodu osobistego) wydaje odpowiedni certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Certyfikat ten jest dowodem na to, że podpis elektroniczny został wygenerowany za pomocą bezpiecznych urządzeń.

Na liście dostawców certyfikowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji znaleźli się m.in.:

• EuroCert,
• Krajowa Izba Rozliczeniowa,
• Sigilium Sign,
• Mobicert,
• Asseco Data Systems,
• Szafir 2.0,
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych,
• TP INTERNET.

Jak działa podpis kwalifikowany?

Użytkownik, aby uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny, musi najpierw zgłosić się do zaufanego dostawcy usług certyfikacyjnych. Generuje on parę kluczy kryptograficznych: prywatny i publiczny. Klucz prywatny przechowuje się w bezpieczny sposób na zabezpieczonym urządzeniu (np. karcie kryptograficznej) i jest dostępny tylko dla właściciela podpisu. Klucz publiczny udostępnia się osobom, które potrzebują zweryfikować prawdziwość podpisu.

Dostawca wystawia certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jest on publicznie dostępny i zawiera klucz publiczny oraz inne dane identyfikacyjne użytkownika. Gdy użytkownik chce podpisać dokument elektronicznie, używa swojego klucza prywatnego do zaszyfrowania skrótu dokumentu. Algorytm przekształca cały dokument w unikalny ciąg znaków – kwalifikowany podpis elektroniczny.

Osoba odbierająca podpisany dokument może zweryfikować jego autentyczność za pomocą publicznego klucza. Cała procedura daje pewność, że dokumenty są autentyczne i zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa

Czy wszystkie urzędy i instytucje przyjmują tłumaczenie w wersji elektronicznej?

Polskie urzędy i instytucje mają obowiązek akceptować dokumenty w wersji elektronicznej. Niekiedy zdarza się jednak, że jest to niemożliwe z przyczyn technicznych, zazwyczaj braku odpowiedniego oprogramowania do przetwarzania e-dokumentów. Z tego powodu warto wcześniej sprawdzić, czy dany organ oferuje taką możliwość.

Gdzie można posługiwać się dokumentami potwierdzonymi podpisem kwalifikowanym?

W Polsce i całej Unii Europejskiej podpisy elektroniczne są uregulowane przez rozporządzenie eIDAS, które zapewnia ich wzajemne uznawanie. Kraje prowadzą wspólną politykę dotyczącą weryfikacji tożsamości oraz uwierzytelniania dokumentów potwierdzonych w taki sposób. Z tego powodu możesz używać e-dokumentów w państwach należących do wspólnoty, w tym we Włoszech.

Aby oszczędzić czas klientom, od wielu lat korzystam z podpisu elektronicznego. Dzięki temu mogę przygotować tłumaczenie, nawet jeśli zleceniodawca przebywa w innej części Polski bez konieczności korzystania z usług pocztowych. Zachęcam do kontaktu!