I documenti ufficiali devono essere tradotti da un traduttore giurato - un professionista qualificato che ha superato un esame di Stato ed è incluso nell'elenco dei traduttori giurati tenuto dal Ministero della Giustizia. Tale traduzione è essenziale per l'esecuzione dei contratti e il riconoscimento delle transazioni da parte di terzi. Una traduzione asseverata deve contenere la firma del traduttore - la firma tradizionale unitamente al sigillo del traduttore giurato oppure la firma digitale qualificata.

Quali sono i vantaggi di una firma digitale qualificata nelle traduzioni?

L'approccio tradizionale prevede che il documento venga stampato, firmato da un traduttore giurato, timbrato, quindi scansionato e ovviamente inviato anche nella versione originale. La copia cartacea deve poi essere archiviata in modo adeguato, per evitare che i dati riservati finiscano in mani non autorizzate

Grazie alla firma digitale, i documenti possono essere firmati a distanza. Questo snellisce notevolmente l'intero processo - la traduzione sarà rimandata più velocemente. In questo modo si riducono i tempi di attesa anche di qualche giorno - il traduttore impiega alcuni secondi per apporre la firma digitale qualificata.

Il cliente non deve recarsi presso l’agenzia o attendere 2-3 giorni per la spedizione postale - può inviare immediatamente il documento ricevuto via e-mail per via elettronica all'ufficio o al futuro datore di lavoro.

La traduzione nella versione digitale non verrà distrutta o persa. Lo stesso documento può essere inviato a più destinatari senza dover fare copie della traduzione. La firma digitale qualificata è ecologica in quanto riduce al minimo il consumo di carta e inchiostro.

La firma digitale qualificata evidenzia l'affidabilità dei documenti elettronici, come ad es.:

• contratti,
• fatture elettroniche,
• documentazione medica,
• corrispondenza ufficiale,
• richieste e moduli,
• memorie del tribunale, atti giudiziari,
• verbali e rendiconti di riunioni,
• atti di stato civile,
• domande di brevetto,
• licenze e certificati,
• rendiconti finanziari,
• bandi di gare e offerte,.

Che cos'è una firma elettronica qualificata?

La firma digitale utilizza la tecnologia digitale per confermare l'autenticità di un documento e il consenso del firmatario. La forma più sicura è la firma digitale qualificata, che ha lo stesso valore legale di una firma autografa tradizionale.

Per ottenere una firma digitale, il traduttore giurato deve rivolgersi a un centro di certificazione che, dopo aver verificato l'identità sulla base dei documenti pertinenti (ad esempio una carta d'identità), rilascia il corrispondente certificato di firma elettronica qualificata. Questo certificato è la prova che la firma digitale è stata generata utilizzando apparecchiature sicure.

L'elenco dei fornitori certificati dal Ministero della Digitalizzazione comprende:

• EuroCert,
• Krajowa Izba Rozliczeniowa,
• Sigilium Sign,
• Mobicert,
• Asseco Data Systems,
• Szafir 2.0,
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych,
• TP INTERNET.

Come funziona una firma digitale qualificata?

Per ottenere una firma digitale qualificata, l'utente deve prima rivolgersi a un fornitore di servizi di certificazione. Genera una coppia di chiavi crittografiche: privata e pubblica. La chiave privata è memorizzata in modo sicuro su un dispositivo protetto (ad esempio, una carta crittografica) ed è accessibile solo al titolare della firma. La chiave pubblica viene messa a disposizione di coloro che devono verificare l'autenticità della firma.

Il fornitore rilascia un certificato di firma elettronica qualificata. È pubblicamente disponibile e contiene la chiave pubblica e altri dati di identificazione dell'utente. Quando un utente desidera firmare elettronicamente un documento, utilizza la propria chiave privata per crittografare il digest del documento. L'algoritmo trasforma l'intero documento in una stringa unica di caratteri - la firma digitale qualificata.

La persona che riceve il documento firmato può verificarne l'autenticità utilizzando una chiave pubblica. L'intera procedura garantisce l'autenticità dei documenti e offre un elevato livello di sicurezza.

Tutti gli uffici e gli enti accettano le traduzioni in formato digitale?

Gli uffici e gli enti polacchi sono obbligati ad accettare documenti in formato digitale. A volte, tuttavia, ciò non è possibile per motivi tecnici, di solito per la mancanza di un software appropriato per elaborare i documenti digitali. Per questo motivo, è consigliabile verificare in anticipo se l'ente in questione offre questa possibilità.

Dove possono essere utilizzati i documenti autenticati con la firma digitale qualificata?

In Polonia e in tutta l'Unione Europea, le firme elettroniche sono disciplinate dal regolamento eIDAS, che ne garantisce il reciproco riconoscimento. I Paesi hanno una politica comune sulla verifica dell'identità e sulla certificazione dei documenti autenticati in questo modo. Per questo motivo, è possibile utilizzare i documenti elettronici nei Paesi della Comunità, compresa l'Italia.

Per far risparmiare tempo ai clienti, da molti anni utilizzo la firma elettronica. Questo mi permette di preparare la traduzione anche se il cliente si trova in un'altra parte della Polonia senza dover ricorrere al servizio postale. Invito a contattarmi!!