Adres e-mail, z biznesowego punktu widzenia, jest niezwykle istotny. Taka forma komunikacji to podstawa, jeśli chodzi o wszelkie kontakty z kontrahentami, klientami, partnerami. Jednak ważne jest, aby spełniał on różne kryteria. Po pierwsze – firma powinna wzbudzać zaufanie, a po drugie – być wiarygodna w oczach innych. Poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych wskazówek, które warto wdrożyć, aby adres e-mail ułatwił wszelkie kontakty biznesowe i pozytywnie na nie wpłynął.
Własna domena!
Bardzo ważną kwestią, która pozwoli na zbudowanie profesjonalnego wizerunku firmy, jest posiadanie adresu e-mail we własnej domenie. Dodatkową zaletą takiego rozwiązania będzie zachowanie spójności z pozostałymi kanałami komunikacyjnymi, takimi jak strona internetowa oraz konta w mediach społecznościowych. Dzięki temu nazwa firmy zapadnie klientowi w pamięć, a tym samym stanie się bardziej rozpoznawalna. Jest to jedna z form reklamy – szczególnie istotna na początkowym etapie kreowania marki.
Posiadając adres e-mail we własnej domenie, wzbudzamy także większe zaufanie. Nasi klienci mają pewność, że nie kontaktują się z przypadkową osobą, a z pracownikiem danej firmy. Nie muszą również obawiać się, że korespondencja trafi w niepowołane ręce.
Dodatkową zaletą posiadania poczty elektronicznej we własnej domenie jest możliwość dodania następnych, indywidualnych adresów, odpowiadających konkretnym działom. Nie tylko ułatwi to komunikację, ale także zmniejszy ryzyko zbędnego chaosu. Zamiast pisania na ogólny adres, klient będzie mógł od razu skontaktować się z osobą z danego działu, a zatem załatwić formalności dużo szybciej i sprawniej.
Rezygnacja ze zbędnych ozdobników
O ile w prywatnym adresie e-mail możemy pozwolić sobie na dodanie ozdobników w nazwie, o tyle podczas kontaktów biznesowych, nie jest to wskazane. Wszelkie zdrobnienia oraz przezwiska uchodzą za nieprofesjonalne, co z kolei może przełożyć się na niską wiarygodność firmy. W efekcie klienci oraz kontrahenci będą odbierać nas jako niezbyt godnych zaufania. A przecież nie o to chodzi w budowaniu pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa oraz tworzeniu solidnej i autentycznej sieci kontaktów biznesowych.
Kolejna rzecz warta zapamiętania – jeśli nie ma możliwości utworzenia adresu we własnej domenie, najlepiej zrezygnować z umieszczania liczb w nazwie. Podobnie, jak w przypadku zdrobnień, taki zabieg może uchodzić za nieprofesjonalny. Jak już zostało wspomniane wcześniej, wszelkie ozdobniki powinno się zarezerwować dla korespondencji prywatnej.
Brak specjalizacji w nazwie oraz użycie indywidualnych adresów
Podobnie jak powyżej, wykorzystanie nazwy stanowiska w adresie e-mail nie jest zbyt dobrym rozwiązaniem. Oczywiście jest ona potrzebna i ważna z biznesowego punktu widzenia, ale mamy jedno „ALE”. Warto umieścić ją, po prostu, w innym miejscu, a mianowicie w stopce.
Dodatkowo, wszelkie wiadomości do klientów oraz partnerów należy wysyłać z wykorzystaniem indywidualnego adresu e-mail. Ogólny zarezerwowany jest dla korespondencji zbiorczej. Ma to na celu, przede wszystkim, zachowanie bezpieczeństwa oraz wprowadzenie większego porządku.
Podsumowanie
Jak widać, adres e-mail jest bardzo ważny z perspektywy kontaktów biznesowych i budowania pozytywnego wizerunku własnej firmy. Profesjonalizm podczas relacji związanych z interesami, pozwala nie tylko na zwiększenie zaufania ze strony klientów, ale również wprowadza wyższy poziom bezpieczeństwa. Należy jednak zadbać o to, aby adres e-mail był jak najbardziej wiarygodny. Warto więc mieć na uwadze powyższe wskazówki.
Polski 
Italiano